Saisir les données dans un formulaire

Brouillon ou complet, contrôles, « pas de donnée », motif de modification, historique d’une valeur.

Un formulaire s’ouvre depuis la fiche patient. Les valeurs sont contrôlées pendant la saisie, le formulaire est enregistré en brouillon ou comme complet, et chaque modification d’une valeur enregistrée garde son motif et son auteur.

Un formulaire passe de brouillon à complet, puis le moniteur le marque comme vérifié (SDV). Modifier une valeur dans un formulaire vérifié retire la marque.

Brouillon ou Formulaire complet

Enregistrer le brouillon quand toutes les données ne sont pas disponibles : les champs obligatoires peuvent rester vides. Formulaire complet quand tout est saisi : les champs obligatoires et tous les contrôles sont vérifiés, et le formulaire devient accessible au moniteur pour la SDV. Réenregistrer un formulaire complet le laisse complet.

Les contrôles de saisie

Les messages apparaissent sous le champ dès la saisie, avant l’enregistrement :

• en rouge : une erreur, par exemple une valeur hors de la plage autorisée ou une date dans le futur. Le formulaire ne peut pas être enregistré tant qu’elle n’est pas corrigée ;
• en orange : une valeur inhabituelle, hors de la plage attendue. Le formulaire peut être enregistré, et une query automatique s’ouvre pour le moniteur.

Le compteur en bas du formulaire indique le nombre d’erreurs et d’avertissements.

Pas de donnée

Si une valeur ne figure pas dans les documents source, ne laissez pas le champ vide : dans Pas de donnée ? à côté, choisissez Non réalisé, Inconnu ou Non applicable (si le champ le permet). Le moniteur n’aura pas à demander pourquoi le champ est vide.

Motif de modification et historique

Quand vous modifiez une valeur déjà enregistrée, le formulaire demande le motif : choisissez-en un dans la liste (Erreur de transcription depuis le document source, Précisé d’après le document source, Réponse à la query du moniteur, Nouvelles données reçues) ou écrivez le vôtre. L’ancienne et la nouvelle valeur, l’auteur, l’heure et le motif vont dans l’historique du formulaire et dans la piste d’audit.

L’onglet Historique à côté du formulaire liste toutes les modifications. Cliquez sur le code d’un champ, par exemple WEIGHT, pour ne voir que l’historique de cette valeur.

Exemple tiré de la démonstration

Anna Petrova, investigatrice du centre 01, remplit le formulaire Signes vitaux de REGDIA-01-0005 au Mois 3 et saisit une pression systolique de 172 mmHg. La plage attendue va de 90 à 160 : un message orange apparaît aussitôt, « Hors de la plage attendue (de 90 à 160 mmHg). Vous pouvez enregistrer : une query sera ouverte. » La ligne rouge à gauche signale un champ critique, que le moniteur vérifie en premier.

Un avertissement pendant la saisie : le formulaire peut être enregistré, une query sera ouverte.

Dans les Signes vitaux du Mois 3 de REGDIA-01-0004, elle remarque que le poids a été recopié 140 kg au lieu de 104 kg. Elle le corrige et indique le motif « Erreur de transcription depuis le document source ». L’historique de la valeur WEIGHT montre les deux enregistrements.

L’historique d’une valeur : la première saisie et la correction avec son motif.